Déclaration de protection des données

  1. Objet

La Fédération Belge de la Franchise, asbl dont le siège social située allée de la Recherche 12, 1070 Bruxelles (ci-après « la FBF ») est soucieuse du respect de la vie privée des personnes avec qui elle interagit dans le cadre de ses activités.

Dans tous les cas où elle traite vos données personnelles, elle le fait conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi belge du L. du 30 juillet 2018 relative au traitement de données à caractère personnel.

La présente déclaration de confidentialité décrit quelles sont les mesures prises par la FBF pour la protection de votre vie privée lors de l’utilisation de ses sites Internet www.fbf-bff.be et www.franchisingbelgium.be et ces services, et de quels droits vous disposez à cet égard en tant qu’utilisateur.

Vous êtes invité à lire attentivement la présente déclaration de confidentialité et à prendre connaissance de son contenu. Des adaptations futures de celle-ci ne sont pas à exclure. Nous vous demandons dès lors de lire de temps en temps ladite déclaration de confidentialité.

La présente Déclaration de Protection des Données de la FBF s’adresse principalement aux personnes suivantes:

  • aux collaborateurs actuels et anciens des enseignes, membres effectifs, juniors et starters de la FBF ainsi que toutes les entreprises associées en relation avec la FBF.
  • aux prospects et/ou toute autre personne ayant manifesté de l’intérêt pour les services de la FBF;
  • aux personnes avec lesquelles la FBF et ses collaborateurs entrent en contact dans le cadre de ses activités et ses missions (ex. ministres, membres d’un cabinet, du personnel d’une administration publique, professeur, personnel académique, journaliste, collaborateur au sein d’une association professionnelle, une organisation syndicale et/ou toute autre partie intéressée, ci-après « les relations publiques »…) ;
  • aux membres du personnel d’une entreprise avec laquelle la FBF à une relation contractuelle (ex. sous-traitants, prestataires de services, consultants,…) ;
  • aux visiteurs des 2 sites web de la FBF : fbf-bff.be et www.franchisingbelgium.be ainsi qu’aux visiteurs du Franchising Belgium Day.
  1. Consentement

En utilisant nos sites Internet et des services, qu’ils vous soient offerts directement ou par nos Partenaires (membres de la FBF, organisateurs de nos événements) vous acceptez la collecte et le traitement de manière automatisée de certaines de vos données personnelles conformément aux fins décrites ci-après.

  1. Traitement des données personnelles

La FBF asbl traite vos données dans le cadre de ses missions et ses services et intervient comme ‘responsable de traitement’. A ce titre, la FBF détermine les objectifs pour lesquels vos données sont traitées et les moyens à mettre en œuvre pour le faire.

Nous pouvons être amenée à vous demander les données personnelles suivantes :

  • Vos données d’identification et de contact : comme par exemple vos nom, adresse professionnelle, titre, langue, sexe, adresse-mail professionnelle, votre fonction au sein de votre entreprise et/ou organisation, … Dans les cas où vous êtes administrateur ou avez un mandat de représentation, vos date et lieu de naissance et votre numéro de registre national pour répondre à nos obligations légales ;
  • Des données relatives au suivi de votre relation avec la FBF : demande de contact, de renseignements ou de documentation, correspondances échangées, données relatives aux transactions réalisées et aux moyens de paiement, informations d’ordre économique et financier, données relatives à la situation professionnelle, services souscrits / produits commandés et détail, historique des commandes, données relatives au règlement des factures, données nécessaires à la réalisation des actions de prospection, d’étude, de sondage, évènements auxquels vous vous inscrivez, abonnements à nos publications (ex. newsletter, Table Ronde, Séminaire, Conférence, Franchising Belgium Day) et, dans ce cadre, vos éventuelles remarques relatives à ces évènements (ex. via une enquête de satisfaction);
  • Votre historique de trafic et de navigation sur les sites fbf-bff.be et www.franchisingbelgium.be , en ce incluant des informations relatives à la traçabilité de vos actions sur les sites ou encore à l’égard des courriels que nous pouvons vous adresser ;
  • En principe, la FBF ne traite pas de données sensibles et si, pour des raisons indépendantes de notre volonté, nous sommes mis en possession de données sensibles, nous les traiterons en conformité avec le Règlement.

A quel moment et comment vous données sont-elles traitées par la FBF ? 

Il y convient de faire une distinction entre les données que vous nous communiquez directement (= collecte directe) et celles que nous avons obtenues par d’autres sources (= collecte indirecte).

Exemples de collectes directes

  • Lorsque vous devenez membre de la FBF pour le compte de votre enseigne ou entreprise ;
  • Lorsque vous remplissez/complétez des formulaires de la FBF (ex. formulaire de contact sur le site, formulaires d’inscription à la newsletter, au Franchising Belgium Day, à un séminaire ; liste de présence dans le cadre de groupes de travail, d’une enquête de satisfaction, etc.);
  • Lors d’une demande de médiation ou de conciliation
  • Lors de vos de discussions et échanges avec les collaborateurs de la FBF (ex. lors d’évènements) ;
  • Lors d’échange de correspondance (postale et électronique) avec la FBF;
  • Lorsque vous surfez sur les sites internet de la FBF; le cas échéant, la FBF peut stocker certaines informations captées à partir de cookies.

Exemples de collectes indirectes 

  • Lorsque vos données ont été fournies à la FBF par votre entreprise (qu’il s’agisse d’une entreprise membre de la FBF ou d’un prestataire de services);
  • Lorsque vos données sont publiques parce qu’elles sont publiées ou rendues accessibles par des sources officielles (comme par exemple le Moniteur Belge, la Banque Carrefour des entreprises, des banques de données des administrations, LinkedIn…) ,et ce, dans le but d’améliorer, de corriger et de mettre à jour vos données.
  1. Finalité du traitement de vos données
  • Pour permettre à la FBF d’exécuter ses obligations contractuelles :
  • Pour la gestion de ses activités avec ses membres. Notamment en vue de communiquer avec vous, de répondre à vos questions, de vous informer sur nos points de vue et actualités, de vous tenir informés et vous inviter à nos activités (réunions des groupes de travail, commissions, séminaires, Tables Rondes, conférences, Franchising Belgium Day et autre évènement), de gérer lesdits évènements (ex. facturation, suivi des inscriptions, choix du repas,…) ;
  • Pour la gestion de ses relations contractuelles avec ses prestataires de services (fournisseurs et autres). Dans ce cas, les données à caractère personnel sont traitées pour le suivi de l’exécution du contrat (ex. suivi de la commande), pour la gestion de sa comptabilité,…
  • Parce que c’est dans l’intérêt légitime de la FBF de traiter vos données ;
  • Pour lui permettre de fonctionner comme fédération (connaissance des membres et des personnes de contact en vue de les informer de ses activités), d’offrir et améliorer ses services (ex. via des analyses statistiques), de sauvegarder les intérêts de ses membres, de protéger ses biens, de contrôler de régularité des opérations, pour défendre et préserver ses droits et ceux des personnes qui la représentent en cas de conflit ou de litige ;
  • Pour lui permettre de communiquer avec ses relations publiques en vue de les informer sur ses points de vue, de les tenir au courant de ses activités et évènements (comme des séminaires etc.) et de soutenir les intérêts de ses membres ;
  • Parce que vous avez donné votre consentement à la FBF pour traiter vos données (ex. inscription à la newsletter digitale, mise à jour annuelle de vos données) ;
  • Pour permettre à la FBF de respecter ses obligations légales ou administratives (p.ex. obligations sociales ou fiscales, demandes d’autorités publiques, publications officielles (p.ex. Moniteur)
  1. Transfert des données personnelles

Vos données ne sont jamais communiquées à des tiers, sauf dans les cas suivants :

  • En vue de la fourniture de certains services et lorsque c’est nécessaire à la bonne exécution des missions de la FBF dans le cadre de la relation professionnelle, nous nous réservons le droit de communiquer les données personnelles vous concernant à nos Partenaires (ex. : organisateurs de nos événements…).
  • Lorsque la loi impose de communiquer vos données aux pouvoirs publics, aux organismes de réglementation, aux autorités de contrôle (ex. Autorité de protection des données) et aux organismes de surveillance;
  • A la demande expresse des autorités judiciaires/d’instructions comme les services de police, les procureurs et tribunaux ;
  • Avec votre consentement. Ainsi, pour autant que vous y ayez consenti préalablement de manière expresse, nous pourrons communiquer vos données personnelles à des prestataires liés contractuellement à notre société et qui offrent des services ou produits susceptibles de vous intéresser.

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

  1. Comment est réglé le transfert de vos données en dehors de l’espace économique européen (EEE) ? 

La FBF ne transfère pas vos données en dehors de l’EEE. Si elle devait tout de même le faire et que la Commission européenne considère que le pays vers lequel les données doivent être transférées n’offre pas un niveau de protection satisfaisant, La FBF mettra tout en œuvre pour protéger vos données par la mise en place de garanties complémentaires (ex. par la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, par la conclusion de règles d’entreprises contraignantes…).

  1. Quel est le délai de conservation et traitement de vos données?

La FBF ne conserve pas vos données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour réaliser un des objectifs pour lesquels elles ont été collectées (cf. point 4). Après cette durée les données sont supprimées.

Il n’existe pas de délai de conservation unique. La conservation et, par conséquent, la durée de conservation peut varier en fonction des circonstances et des délais de conservation spécifiques imposés par certaines règlementations.

  1. Sécurité et confidentialité

Nous nous engageons à préserver la confidentialité de vos données personnelles et avons mis en place des mesures de sécurité destinées à éviter toute perte, tout usage abusif ou toute altération de ces données personnelles.

Comment la FBF veille à la confidentialité de vos données ?

  • Collaborateurs de la FBF
    Seules les personnes autorisées ont accès à vos données à caractère personnel. Ces personnes ne disposent que des données dont elles ont besoin pour exécuter leur mission et sont tenues par la confidentialité et le respect des procédures et des prescriptions techniques et de sécurité des systèmes.
  • Sous-traitants
    La FBF peut faire appel à des fournisseurs/prestataires de services externes pour lui donner du soutien dans l’exécution de ses activités, qu’il s’agisse de services nécessaires à son fonctionnement interne ou des services qu’elle offre et/ou des évènements qu’elle organise, comme par exemple (service IT, photographe, organisateurs d’évènements,…)En tant que sous-traitants de la FBF, ces prestataires de service agissent pour son compte et uniquement sur la base de ses instructions et moyennant le respect de principes stricts formalisés dans des contrats conclus avec la FBF, et notamment, en ce qui concerne les exigences en matière de protection des données.

De quelle manière est organisée la protection de vos données ?

  • La formation de notre personnel ;
  • Diverses mesures techniques, comme par exemple l’utilisation d’antivirus, l’exécution de back-up réguliers, la mise à jour régulière et automatique des logiciels, l’utilisation d’un système internet fermé et sécurisé, la garantie physique des serveurs, l’utilisation de badges, un système d’accès avec identifiant unique (login) pour chaque utilisateur et un mécanisme d’authentification…

Malgré ces mesures techniques, certains canaux utilisés ne sont pas à l’abri de personnes malveillantes. Il est important de rester vigilant dans la manière dont vous utilisez les canaux de communication comme les e-mails par exemple.

Votre devoir d’information lorsque vous communiquez des données à caractère personnel de vos proches, connaissances ou autres personnes liées à vous. Si vous nous communiquez des informations concernant des connaissances ou autres personnes concernées (ex. d’autres collaborateurs de votre organisation), vous êtes tenu de le faire conformément aux réglementations en vigueur et à la condition de les avoir informés.

  1. Vos droit d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression, à l’oubli, de limitation et à la portabilité des données

Conformément au Règlement général sur la protection des données, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des données qui vous concernent. Vous avez également le droit de vous opposer à leur traitement, dans les limites de la législation. Vous avez le droit à la portabilité de vos données vers des parties tiers.

Droit d’accès : il s’agit de votre droit de savoir si la FBF traite des données vous concernant et, le cas échéant, d’obtenir des informations complémentaires à propos, par exemple, des objectifs pour lesquels vos données sont traitées, des catégories de données qui sont traitées et des destinataires à qui vos données sont transmises. La FBF tient à attirer votre attention sur le fait que parfois, la communication de certaines de vos données est interdite ou peut s’avérer difficile, par exemple, parce qu’une loi l’interdit ou parce qu’elle implique la divulgation de données d’autres personnes ou que vos données ont été archivées et conservées dans d’anciens fichiers historiques, d’archivage ou de logs et qu’elles ne sont plus traitées couramment ;

Droit à la rectification : il s’agit de votre droit de demander à la FBF de rectifier ou de compléter vos données inexactes. Si une telle demande se justifie, la FBF procède à la rectification ou à l’adaptation des données

Droit d’opposition : il s’agit de votre droit de demander à la FBF de cesser de traiter vos données pour des raisons liées à votre situation particulière, comme par exemple lorsque le traitement se fait sur la base de l’intérêt légitime de FBF (cfr point 4). Lorsque vous exercez ce droit, vous devez motiver votre demande pour permettre à la FBF de faire l’exercice de la balance des intérêts entre ses intérêts et vos droits et libertés.

Droit à l’effacement (“droit à l’oubli”) : il s’agit de votre droit de demander que vos données soient effacées, comme par exemple à la fin de relation professionnelle avec un membre de la FBF ou lorsque vous avez exercé légitimement votre droit d’opposition. Ce droit ne peut être exercé que dans certains cas prévus par la loi, et uniquement dans ces cas et sous réserve de certaines exceptions. La FBF peut ainsi conserver lesdites données si une règlementation l’impose ou à des fins de preuve pour exercer un droit ou se défendre en cas de litige ;

Droit à la limitation du traitement
 : il s’agit de votre droit de demander à la FBF une limitation temporaire du traitement de vos données, par exemple, lorsque vous avez contesté l’exactitude de vos données et que vous avez exercé votre droit à la rectification. Dans ce cas, la FBF peut uniquement conserver vos données le temps de la vérification et doit cesser toutes les autres activités de traitement. Le cas échéant, la FBF ne pourra plus traiter vos données qu’avec votre consentement ou pour intenter une action en justice ;

Droit à la portabilité des données : il s’agit de votre droit de demander à la FBF de vous remettre vos données à caractère personnel dans un format qui vous permet de les réutiliser pour d’autres services ou de remettre directement ces données à un autre responsable de traitement, et ce, pour autant que ce soit techniquement possible pour la FBF. Ce droit s’applique uniquement lorsque le traitement a lieu sur la base d’un contrat ou sur la base de votre consentement et pour les données que vous avez fournies directement à la FBF et qui sont traitées de manière automatisée;

Droit de retirer son consentement
 : il s’agit de votre droit de retirer le consentement que vous avez donné précédemment à la FBF pour un traitement déterminé, comme par exemple pour l’envoi de la newsletter par courrier électronique. Le cas échant, la FBF cessera d’utiliser vos données pour vous envoyer la newsletter par courrier électronique ;
Vous avez également la possibilité de ne plus recevoir les lettres d’information (‘Newsletter’) et les autres informations à caractère commercial en cliquant sur le lien ” Désinscription ” figurant sur chaque envoi.  Notez que l’exercice de votre droit d’opposition contre l’envoi du marketing direct n’est applicable que pour l’adresse e-mail donnée. Si vous recevez des envois commerciaux sur plusieurs adresses e-mail, la démarche de désinscription devra être répétée autant de fois que nécessaire. Si vous vous désinscrivez par courrier, vous devez spécifier les adresses emails que vous voulez voir désactiver.

  1. Cookies

La navigation sur notre site Internet peut entraîner l’implantation de cookies dans votre ordinateur.

Pourquoi utilisons-nous des cookies ?

Ils simplifient la visite et améliorent l’ergonomie du dialogue. Certains cookies veillent à faire apparaître correctement le site à l’écran, d’autres à faire fonctionner correctement une de ses applications. Les cookies vous permettent de naviguer sur les différentes pages de nos sites www.fbf-bff.be en www.franchisingbelgium.be efficacement et nous permettent également d’analyser leur bon fonctionnement lors de votre utilisation. Les médias sociaux auxquels vous pouvez vous connecter par l’intermédiaire de ce site recourent également à l’utilisation des cookies.

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  1. Data Protection Officer et Autorité de protection des données

Vous pouvez exercer vos droits, adresser tout renseignement complémentaire ou plainte relative au traitement de vos données personnelles :

  • Soit en adressant un courrier à notre Data Protection Officer à la FBF – Allée de la Recherche, 12 – 1070 Anderlecht
  • Soit en envoyant un courrier électronique à info@fbf-bff.be

Votre demande doit être la plus précise possible afin de permettre à la FBF de traiter votre demande. A cette occasion, votre identité sera vérifiée afin d’éviter qu’une tierce personne ne puisse exercer vos droits à votre place.

La FBF traitera votre demande conformément aux délais prévus par le RGPD.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la position de la FBF, vous pouvez toujours vous adresser auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles. Site Internet www.privacycommission.be

  1. Mise à jour de la présente déclaration

La FBF s’engage à mettre cette déclaration régulièrement à jour et à vous informera immédiatement de toute modification à ce sujet. Dans l’intervalle, la dernière version restera toujours disponible sur les 2 sites de la FBF www.fbf-bff.be en www.franchisingbelgium.be.

Mise à jour 8/04/2020