Franchisenetwerk benchmarking: 5 principes om in gedachten te houden voor een goede rapporteringsclausule

Benchmarking is een essentieel hulpmiddel bij de ontwikkeling en verbetering van een franchisenetwerk, en komt zowel franchisenemers als franchisegevers ten goede.  Een goede benchmark, financieel en/of operationeel, gaat uit van de mededeling van accurate en relevante documenten en informatie tussen de franchisenemer en de franchisegever, die het best op een duidelijke en gedetailleerde manier wordt geregeld in de franchiseovereenkomst.  Aangezien er geen specifieke regels bestaan voor dergelijke rapporteringsclausules, hebben de partijen een grote vrijheid om de inhoud ervan te bepalen. In dit artikel belichten we 5 essentiële principes waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van een rapporteringsclausule voor benchmarkingdoeleinden die redelijk, relevant en geldig is onder Belgisch recht.

De franchisegever moet de documenten en informatie definiëren die moeten worden meegedeeld voor de benchmark

De franchisegever moet duidelijk definiëren welke documenten en informatie nodig zijn om een goede en relevante benchmark te kunnen uitvoeren. Dit houdt in dat eerst moet worden bepaald welk type benchmark de franchisegever van plan is uit te voeren (bijvoorbeeld puur financieel of ook operationeel).

Naar onze mening moet de franchisegever specifiek de documenten en informatie opnoemen waarvan hij zeker weet dat hij die nodig heeft om de benchmark uit te voeren, bijvoorbeeld: de jaarrekening, de verkoopcijfers van de vorige maand per productcategorie, de maandelijkse loonkosten, enz.

Daarnaast kan de franchisegever in een afzonderlijke algemene clausule bepalen dat hij zich het recht voorbehoudt alle andere documenten en informatie op te vragen die hij nodig acht om een benchmark uit te voeren met het oog op de verbetering van het franchisenetwerk, bijvoorbeeld de resultaten van een specifieke promotieactie. Als deze clausule op een redelijke en gerechtvaardigde manier wordt gebruikt, zou ze geen problemen mogen opleveren voor franchisenemers.

De clausule moet de rapporteringsvoorwaarden bevatten

Het is niet voldoende om een opsomming te geven van de documenten en informatie die door de franchisenemer moeten worden verstrekt; de voorwaarden voor de mededeling van deze documenten en informatie moeten ook in detail worden uiteengezet. In een rapporteringsclausule moeten met name ten minste de volgende elementen worden vastgelegd:

1. De vorm van de te verstrekken documenten en informatie (bijv. schriftelijk, in pdf-formaat, enz.) en de wijze van communicatie (via een platform of software, per e-mail, enz.);
2. wie de kosten draagt. Dit is des te belangrijker als de rapportering de tussenkomst van registeraccountants of auditors vereist, of de aankoop van specifieke software;
3. de frequentie waarmee elk document of elke informatie moet worden meegedeeld (bv. “op verzoek van de franchisegever”, “aan het einde van elke maand/kwartaal/jaar”) en de termijn waarbinnen de mededeling moet worden gedaan (bv. “binnen 15 dagen na het verzoek”, “uiterlijk op de zevende dag na het einde van het vorige kwartaal”).
4. Tot slot is het belangrijk om de gevolgen van het niet verstrekken van informatie of het verstrekken van onjuiste informatie vast te leggen. De standaardsancties waarin de franchiseovereenkomst voorziet (meestal de beëindiging van de overeenkomst) zijn mogelijk niet geschikt voor dit soort inbreuken. Het is daarom raadzaam om te voorzien in specifieke, redelijke en graduele sancties, variërend van een waarschuwing of een vaste schadevergoeding tot uitsluiting van het netwerk (bijvoorbeeld in het geval van valsheid in geschrifte).

Hoe duidelijker, preciezer en gedetailleerder de rapporteringsclausule, hoe minder discussie mogelijk zal zijn tussen de partijen over de toepassing ervan.

De clausule moet redelijk en niet oneerlijk zijn

Dit spreekt voor zich, maar in de praktijk zien we vaak rapporteringsclausules die buitensporig belastend zijn voor franchisenemers, met betrekking tot de informatie die franchisenemers moeten verstrekken, de kosten die dit met zich mee kan brengen of de rechten die de franchisegever zichzelf toe-eigent.

Sinds 1 december 2020 worden clausules die een duidelijke onevenwichtigheid creëren tussen de rechten en plichten van de partijen beschouwd als oneerlijk en dus nietig. Rapporteringsclausules die volledig buitensporig en ongerechtvaardigd zijn, zijn niet immuun.

De franchisegever moet daarom redelijk zijn, niet alleen bij het definiëren van de rapportageverplichtingen, maar ook bij het toepassen van de rapporteringsclausule. Dit betekent voornamelijk dat hij alleen de documenten moet vragen die hij nodig heeft en die hij daadwerkelijk zal gebruiken om zijn benchmark te maken, en dat hij evenwichtige voorwaarden moet stellen.

In ieder geval moet een rapporteringsclausule van geval tot geval worden beoordeeld, want wat redelijk lijkt voor het ene franchisenetwerk, hoeft dat niet zo te zijn voor een ander franchisenetwerk. In dit verband is het altijd aan te raden om de beweegredenen en doelstellingen van de rapporteringsclausule schriftelijk te rechtvaardigen, zowel om ervoor te zorgen dat deze wordt begrepen en geaccepteerd door de franchisenemer als om deze te kunnen rechtvaardigen tegenover een rechter in geval van een geschil.

De partijen moeten rekening houden met verwante clausules

Een rapporteringsclausule mag niet geïsoleerd worden opgesteld en toegepast, en moet altijd rekening houden met gerelateerde aspecten:

1. als de rapportage waarschijnlijk betrekking heeft op persoonsgegevens, moeten de rol en verantwoordelijkheden van de partijen worden geanalyseerd om te bepalen welke maatregelen moeten worden genomen in overeenstemming met de GDPR. In principe speelt de verwerking van persoonsgegevens op het globale niveau van het franchisenetwerk, niet alleen voor de rapporteringsclausule, voor zover de verwerking op andere niveaus plaatsvindt (klantenbestanden, werknemers, klantenkaarten). Hoe dan ook, de franchisegever moet de rapporteringsclausule en de privacyclausule van zijn franchiseovereenkomst coherent opstellen.   Dit aspect is natuurlijk niet altijd een probleem: het is ook mogelijk dat de rapportage geen persoonsgegevens bevat, hetzij omdat deze beperkt is tot financiële informatie zoals de jaarrekening, hetzij omdat de franchisegever correct geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens ontvangt.

2. Andere clausules kunnen worden geactiveerd als onderdeel van de rapportageverplichting, zoals vertrouwelijkheidsclausules of clausules ter bescherming van IP-rechten.

De clausule moet voldoen aan de mededingingswetgeving

Indien de franchisegever ook zijn eigen winkels exploiteert, zal hij ook een concurrent van zijn eigen franchisenemers zijn. Dit is een geval van duale distributie, waarbij de franchisegever ook op downstream-niveau actief is en aldus met zijn onafhankelijke franchisenemers concurreert. De vraag rijst in hoeverre de franchisegever in een dergelijk geval financiële en operationele informatie van zijn concurrenten kan verkrijgen.

Volgens het EU-recht bestaat er een uitzondering voor de uitwisseling van informatie in het kader van een verticale overeenkomst in geval van duale distributie, waarbij een dergelijke uitwisseling van informatie is toegestaan als aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan: (i) het houdt rechtstreeks verband met de uitvoering van de verticale overeenkomst en (ii) het is noodzakelijk om de productie of distributie van de contractgoederen of -diensten te verbeteren. De richtsnoeren van de Europese Commissie inzake verticale beperkingen bevestigen dat het in het kader van een franchiseovereenkomst noodzakelijk kan zijn dat de franchisegever en de franchisenemer informatie uitwisselen met betrekking tot de toepassing van een uniform bedrijfsmodel in het gehele franchisenetwerk.

In deze richtlijnen worden echter ook enkele gegevens opgelijst die in principe niet aan de twee bovenstaande voorwaarden voldoen.  Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan dat de franchisegever informatie vraagt over de toekomstige prijzen waartegen de franchisenemer de contractgoederen of -diensten wil verkopen.

Conclusie

Benchmarking is essentieel voor het verbeteren van het franchisenetwerk, in het belang van zowel franchisegever als franchisenemers. Om dit correct en adequaat te doen, heeft de franchisegever informatie en feedback nodig van franchisenemers in het veld.

Het is belangrijk dat de franchisenemer zich houdt aan deze rapportageverplichting, dat inhoudt dat deze evenwichtig, verantwoord en uniform is voor het hele netwerk, maar vooral dat de franchisegever deze gebruikt om een goede benchmark te bieden aan zijn franchisenemers. De franchisegever en de franchisenemer zijn een team en moeten als zodanig samenwerken aan deze benchmark.

Mathieu Maniet

ALTIUS advocatenkantoor